Follow up – это продолжение коммуникации с клиентом или партнером, которое помогает укрепить отношения и добиться желаемого результата. Это может быть отправка дополнительной информации, напоминание о предложении или повторный контакт для заключения сделки. Однако, чтобы follow up дал результат, необходимо уметь его правильно написать и подойти к процессу с определенной стратегией.
Первое, что необходимо сделать при написании follow up – это исследовать и подготовиться. Не отправляйте сообщение наобум, а узнайте больше о клиенте или партнере, о его потребностях и интересах. Помните, что каждый человек индивидуален, поэтому лучше подходить к follow up с пониманием и учетом уникальных особенностей каждого случая.
Далее, важно правильно структурировать свое сообщение. Будьте конкретны и лаконичны в своих высказываниях. Опишите основные идеи и суть вашего предложения или запроса. Помните, что у вашего адресата могут быть и другие письма и предложения, поэтому постарайтесь выделиться, привлечь его внимание и вызвать интерес.
Правильное время и формат отправки follow up
Follow up письма отправляются для поддержания связи с получателем, напоминания о предыдущем общении или дальнейшей дискуссии по предмету обсуждения. Они могут быть полезными в бизнес-среде, когда нужно следить за процессом работы или просить дополнительные сведения или документы. Однако, чтобы follow up письмо было эффективным, необходимо выбрать правильное время и формат отправки.
Во-первых, время отправки follow up письма играет важную роль. Лучше всего отправлять его в течение 24-48 часов после предыдущего общения или важного события, чтобы информация была свежей в памяти получателя. Также стоит учитывать время отправки — стараться не писать follow up письма в позднее время или в выходные дни, чтобы не потерять их в потоке других писем.
- Формат письма. Follow up письма обычно направлены на конкретного человека, поэтому важно указать его имя в адресате и приветствии. Также следует уточнить предмет письма и цель общения.
- Благодарность. В начале письма следует выразить благодарность за предыдущее общение или оказанную помощь. Это поможет установить положительный тон и показать вашу признательность.
- Подробности. В основной части письма уточните детали предыдущего разговора и перечислите вопросы или запросы, которые вы хотите обсудить или получить ответы на них.
- Резюме. В конце письма можно указать свою позицию или мнение по поводу обсуждаемого вопроса и предложить дальнейшие шаги.
- Повторное обращение. Не забудьте вежливо, но ясно выразить надежду на получение ответа и указать контактные данные для обратной связи.
Содержание follow up: обратитесь к предыдущей переписке и продемонстрируйте интерес
Когда обращаетесь к предыдущей переписке, укажите на конкретные моменты или вопросы, которые были обсуждены. Например:
- Напомните о встрече или разговоре, который состоялся;
- Упомяните какие-то важные детали или идеи, обсужденные в предыдущем письме;
- Ссылайтесь на важные документы или материалы, которые были отправлены;
Важно показать, что вы полностью внимательны к переписке и не забыли о предыдущих обсуждениях. Это поможет установить доверие между вами и получателем.
Помимо обращения к предыдущей переписке, демонстрация интереса также очень важна. Покажите, что вы заинтересованы в продолжении общения и хотите получить ответ от получателя. Например:
- Задайте вопрос, на который можно ответить;
- Предложите продолжить обсуждение или договориться о встрече;
- Выразите свое удовольствие от предыдущего общения и надеетесь на дальнейшую сотрудничество.
Продемонстрировав интерес, вы подчеркнете важность своего письма и увеличите вероятность получить ответ от вашего собеседника.
Итак, чтобы написать эффективный follow up, не забудьте обратиться к предыдущей переписке и продемонстрировать интерес в продолжении общения. Это поможет укрепить связь и повысить шансы на получение ответа. Будьте внимательны, четки и вежливы, и вы достигнете желаемого результата!